Online assessment tips

Sinds 25 mei 2018 is de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. In dit nieuwsbericht treft u de maatregelen die TestGroup, als aanbieder van online assessments, heeft genomen om de dataprivacy van kandidaten te beschermen.

De AVG zal de rechten van kandidaten op het gebied van gegevensbescherming verbeteren. Het doel van de AVG is het vergroten van de transparantie in de verwerking van persoonsgegevens. Vanwege de AVG hebben wij het Bridge assessment platform aangepast. Tevens hebben wij een verwerkersovereenkomst voor onze opdrachtgevers opgesteld.

De belangrijkste punten van de AVG:

• De reden waarom een organisatie gegevens vastlegt moet helder zijn;
• Kandidaten moeten toestemming geven voor het opslaan en verwerken van hun gegevens;
• Kandidaten hebben meer rechten, o.a. verwijderen van hun gegevens;
• Alles wat een organisatie doet met persoonsgegevens moet aantoonbaar vastgelegd zijn;
• Bedrijven en organisaties mogen alleen gegevens vastleggen en bewaren die te verantwoorden zijn;
• De informatiebeveiliging moet op orde zijn;
• Wanneer externe partijen persoonsgegevens verwerken waar u verantwoordelijk voor bent moet dat worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

In de praktijk houdt het in dat u als klant van TestGroup volgens de AVG ‘verantwoordelijke’ bent. TestGroup is volgens de AVG ‘verwerker’, omdat TestGroup namens klanten gegevens in onze systemen verwerkt. Wij hebben het Bridge assessment platform aangepast zodat u voldoet aan de AVG.

AVG aanpassingen in het Bridge Assessment Platform:

• Er is bij het inloggen van kandidaten een scherm toegevoegd. Kandidaten zien dit als ze bijvoorbeeld starten met de persoonlijkheidstest of de capaciteitentest. In dit scherm wordt een kandidaat gevraagd om toestemming te geven voor het bewaren en bewerken van gegevens, met een verwijzing naar de privacyverklaring van TestGroup. U kunt in uw account zien of uw kandidaat toestemming heeft gegeven.
• Accounthouders op de Bridge assessment software kunnen alle gegevens (inclusief de rapporten) van een kandidaat verwijderen. U kunt daarnaast alle data van kandidaten (per jaar) verwijderen in het systeem. Wij raden u aan data ouder dan 24 maanden te verwijderen. Hiermee voldoet u aan de regels van de AVG.
• TestGroup is van mening dat echte bescherming van kandidaatgegevens alleen mogelijk is als deze gegevens anoniem worden verwerkt en opgeslagen. In het Bridge assessment platform hoeft u daarom niet langer persoonsgegevens op te slaan. U heeft in het systeem de mogelijkheid om een kandidaat anoniem aan te maken en op te slaan. Ook het assessmentrapport wordt anoniem opgemaakt. Let op: u heeft nog steeds de keuzemogelijkheid om kandidaten met naam/voornaam aan te maken.
• In onze privacystatement vindt u de gegevens die wij verwerken. Wanneer u binnen uw organisatie ook in andere systemen gegevens bewaart dient u dit zelf te beschrijven en vast te leggen.
• Alle systemen van TestGroup zijn optimaal ingericht voor dataprotectie.

Wanneer externe partijen persoonsgegevens verwerken waar u verantwoordelijk voor bent moet dat worden vastgelegd in een overeenkomst. TestGroup is voor u een externe partij die persoonsgegevens verwerkt. Wij hebben daarom een verwerkersovereenkomst opgesteld die voldoet aan de vereisten die de AVG stelt. U kunt de verwerkersovereenkomst hier bekijken.